Recibo, Orçamento e Contrato: os Três Papéis que Protegem o Pequeno Negócio

O custo do combinado de boca

Uma marcenaria fecha um armário por R$ 4.800, metade adiantada, entrega em 30 dias. Na entrega, o cliente diz que o combinado eram R$ 4.200 e que o prazo era 20 dias, e desconta R$ 600 "pelo atraso". A conversa foi por telefone. Não há orçamento, não há contrato, e o recibo do sinal diz só "recebi R$ 2.400". A marcenaria tem duas opções: aceitar os R$ 600 de prejuízo ou brigar sem prova.

Os três papéis não evitam todo problema. Evitam a maioria, porque o cliente que assinou o orçamento não discute o preço, e o que assinou o contrato sabe o que acontece se cancelar. E quando o problema acontece mesmo assim, o artigo sobre cobrança mostra que a cobrança com documento é outra conversa.

1. O orçamento

O orçamento é a proposta. O Código de Defesa do Consumidor, no artigo 40, exige orçamento prévio para serviços, com valor de mão de obra, materiais, condições de pagamento, e datas de início e término. Diz também que, sem prazo escrito, o orçamento vale por 10 dias, e que, uma vez aprovado, obriga as duas partes. Ou seja: o orçamento assinado já é um contrato simples.

A linha do "não incluído" é a mais importante e a mais esquecida. "Não inclui pintura", "não inclui remoção do móvel antigo", "não inclui deslocamento fora da cidade". Cada item ali é uma discussão que não vai acontecer.

2. O contrato

Para serviço curto e barato, o orçamento aprovado basta. Para serviço que dura semanas, envolve sinal, material caro ou entra na casa do cliente, vale um contrato de prestação de serviços. Não precisa de advogado para o primeiro modelo, nem de mais de uma página. Precisa de clareza.

1. Partes: nome, CPF ou CNPJ, endereço e contato de quem contrata e de quem presta.
2. Objeto: o que será feito, com referência ao orçamento aprovado (anexe).
3. Preço e pagamento: valor total, sinal, parcelas, datas e meio. O que acontece com atraso: multa de 2% e juros de 1% ao mês são os limites usuais para consumidor.
4. Prazo: início, término e o que suspende o prazo (falta de acesso, material não entregue pelo cliente, chuva na obra externa).
5. Cancelamento: quem cancela, com quanto tempo, e o que acontece com o sinal. O artigo sobre sinal explica as regras das arras.
6. Alterações: qualquer mudança no escopo gera novo orçamento aprovado por escrito antes de ser executada. É a cláusula que mata o "já que está aí, faz esse também".
7. Garantia: o que cobre, por quanto tempo e o que exclui (mau uso, intervenção de terceiros).
8. Assinaturas das duas partes, com data. Assinatura digital por aplicativo ou o PDF assinado e devolvido por WhatsApp valem.

3. O recibo

O recibo é a prova de que o pagamento aconteceu e do que ele quitou. O Código Civil, no artigo 320, diz o que a quitação precisa conter: o valor e a espécie da dívida quitada, o nome de quem pagou, o tempo e o lugar do pagamento e a assinatura de quem recebeu. Recibo que diz só "recebi R$ 2.400" prova que R$ 2.400 entraram, não prova do que.

Recibo não substitui nota fiscal. Quem é MEI ou empresa emite a nota, como mostra o artigo sobre NFS-e, e o recibo acompanha quando o pagamento é parcial ou em data diferente da nota. Para o cliente pessoa física, o recibo detalhado costuma ser o que ele guarda; para você, é o que fecha a conversa sobre "o sinal era de quanto?".

Como colocar em prática

1. Monte os três modelos em uma tarde, no editor de texto ou no sistema. Orçamento e recibo com numeração sequencial: o número é o que liga os três papéis.
2. Regra da casa: nenhum serviço começa sem orçamento aprovado por escrito. Nenhum sinal entra sem recibo. Nenhum serviço acima de um valor que você define, R$ 2 mil por exemplo, começa sem contrato.
3. Guarde tudo junto: orçamento, aprovação, contrato, recibos e fotos do serviço na mesma pasta, física ou digital, por cliente. Por cinco anos, que é o prazo comum de prescrição.
4. Use a assinatura pelo celular. PDF enviado por WhatsApp e devolvido com "aprovado" tem valor de prova. Aplicativos de assinatura digital gratuitos resolvem o contrato.

Os três papéis parecem burocracia até o primeiro cliente que discute o preço. A partir dali, viram o que são: a forma mais barata de fazer a conversa difícil acontecer antes do serviço, quando ainda dá para dizer não, e não depois, quando só dá para perder.