Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): Quando Emitir, Como Emitir e o Que Não Fazer

Nota de serviço não é nota de produto

Existem duas notas fiscais diferentes, e a confusão entre elas gera boa parte dos erros. A NF-e é a nota de produto: quem vende mercadoria emite, ela envolve ICMS e é do estado. A NFS-e é a nota de serviço: quem presta serviço emite, envolve ISS e é do município. Cabeleireiro, eletricista, designer, professora particular, mecânico e personal trainer emitem NFS-e. Loja de roupas emite NF-e. Quem faz as duas coisas, como o salão que vende produto, pode precisar das duas.

Este artigo é sobre a NFS-e. Desde setembro de 2023, todo MEI prestador de serviço emite pelo emissor nacional, o portal gov.br/nfse, e a maioria das microempresas dos municípios que aderiram ao padrão nacional também. O sistema municipal antigo continua existindo em algumas cidades para ME e EPP, mas o caminho é o mesmo.

Quando a nota é obrigatória

A dispensa do MEI para pessoa física é um alívio real: a manicure não precisa emitir uma nota para cada cliente. Mas dois cuidados. Primeiro, a receita continua existindo e entra no relatório mensal e na declaração anual, com ou sem nota. Segundo, se o cliente pedir a nota, ela deve ser emitida, e cada vez mais clientes pedem para usar em reembolso de plano de saúde, em despesas dedutíveis ou em prestação de contas.

Passo a passo no emissor nacional

1. Cadastre-se uma vez. Entre em gov.br/nfse com o CNPJ e a senha da conta gov.br do responsável. O MEI já entra habilitado; ME e EPP dependem de o município ter aderido, e o portal informa na hora.
2. Configure um serviço favorito. Escolha o código nacional de tributação que descreve o que você faz ("cabeleireiro", "instalação elétrica", "serviços de informática"), o município onde o serviço é prestado e a descrição padrão. Isso é feito uma vez e reaproveitado em toda nota.
3. Emita a nota. Informe CPF ou CNPJ do tomador, valor, descrição do serviço e, se for empresa, se houve retenção de ISS. Confirme. A nota sai em PDF e XML na hora, com número e código de verificação.
4. Envie ao cliente e guarde. O PDF vai por WhatsApp ou e-mail. O XML fica no portal, mas baixe e guarde uma cópia. É a sua prova de receita e de serviço prestado.
5. Use o aplicativo para o dia a dia. O NFS-e Mobile, gratuito, emite pelo celular com o serviço favorito já configurado. O tempo por nota cai para menos de um minuto.

Quanto a nota custa

Aqui está o medo que trava a maioria. A resposta depende do enquadramento, e para o MEI ela é surpreendente.

Para o MEI, a nota não custa nada. O DAS é fixo e não muda se ele emitir zero ou cinquenta notas no mês. O único efeito é que a receita fica registrada, e isso só importa para quem está perto do limite de R$ 81 mil. Para a ME do Simples, a nota gera imposto porque o DAS é calculado sobre a receita, mas a receita sem nota também deveria ser declarada, então o custo real da nota é zero também. O que existe é o custo da sonegação que deixa de acontecer.

Retenção de ISS: quando o cliente paga por você

Quando uma empresa contrata um serviço, em alguns municípios ela é obrigada a reter o ISS na fonte: paga o prestador com desconto e recolhe o imposto à prefeitura. Para ME e EPP, o valor retido é abatido do DAS do mês. Para o MEI, a regra é diferente: o MEI não sofre retenção de ISS, porque o imposto dele já está no DAS fixo. Se um cliente insistir em reter, mostre o CCMEI e a regra do Simples. Isso aparece com frequência em contratos com empresas maiores e condomínios.

Os erros mais comuns

• Emitir a nota com data e valor errados para "ajudar" o cliente. A nota é um documento fiscal. Valor maior que o recebido gera imposto sobre dinheiro que não entrou; data errada bagunça a competência. Cancele e emita de novo, sempre.
• Não cancelar dentro do prazo. Nota emitida errada pode ser cancelada no portal em prazo curto, que varia por município. Depois disso, o caminho é a substituição ou a carta de correção, mais trabalhosas.
• Usar o código de serviço errado. O código define a alíquota e a competência do ISS. Um designer emitindo como "consultoria" pode pagar imposto para o município errado.
• Esquecer que nota emitida é receita. Cada nota entra no relatório mensal do MEI e no PGDAS da ME. Emitir nota e depois declarar receita menor é o jeito mais fácil de ser cruzado pela Receita.
• Emitir NFS-e para venda de produto. O salão que vende um shampoo não pode emitir isso como serviço. É NF-e, ou nota avulsa da Secretaria da Fazenda do estado, ou nada, se o comprador for pessoa física e o MEI estiver dispensado.

A rotina que não dá trabalho

Nota emitida no ato, pelo celular, enquanto o cliente ainda está na frente. Serviço favorito configurado para cada tipo de trabalho. No fim do mês, o total de notas do portal confere com o relatório de receitas e com o que entrou na conta. Quem faz isso descobre que a nota fiscal, além de obrigação, é o registro de venda mais confiável que existe, e passa a usá-la para cobrar: nota enviada com o Pix embaixo recebe mais rápido do que mensagem de "lembra daquele serviço?". O artigo sobre cobrança mostra como.