Conciliação Bancária: Por Que o Extrato Nunca Bate com o Caixa e Como Resolver

Dois registros da mesma vida

O seu controle financeiro, seja planilha ou sistema, registra o que você acha que entrou e saiu. O extrato do banco registra o que entrou e saiu de verdade. Os dois deveriam contar a mesma história, e nunca contam, porque o banco cobra coisas que você não lançou, o cliente paga em data diferente da combinada e você lança coisas que não aconteceram exatamente daquele jeito.

Conciliar é colocar os dois lado a lado, linha por linha, e explicar cada diferença. Quem faz isso todo mês tem um controle financeiro em que pode confiar. Quem não faz tem um controle que diverge um pouco a cada mês, até o dia em que a diferença é grande demais para encontrar, e a planilha é abandonada.

O que causa a diferença

Causa	Como aparece	Frequência
Tarifas bancárias	Saída no banco sem lançamento no sistema	Todo mês
Taxa e antecipação de cartão	Cartão lançado bruto no sistema, entra líquido no banco	Todo mês
Pix não identificado	Entrada no banco sem saber de qual cliente	Toda semana
Lançamento duplicado	Venda registrada no PDV e de novo no financeiro	Frequente com dois sistemas
Data diferente	Venda no crédito lançada na data da venda, entra 30 dias depois	Todo mês
Pagamento agendado	Conta marcada como paga, débito ainda não ocorreu	Frequente
Compra no cartão da empresa	Sai na fatura, não no dia da compra	Todo mês
Juros e IOF	Cheque especial e atraso, sem lançamento	Quando há atraso

O passo a passo mensal

Baixe o extrato do mês inteiro, de preferência em OFX, que é o formato que os sistemas de gestão importam. Se for em PDF ou CSV, funciona, mas o trabalho é manual.
Marque o que bate. Cada linha do extrato que tem uma linha igual no sistema, na mesma data e valor, está conciliada. Com importação de OFX, o sistema faz isso sozinho para 80% a 90% das linhas.
Trate o que sobrou no extrato e não está no sistema: tarifas, taxas, juros, Pix não identificado. Cada um vira um lançamento novo, na categoria certa. Tarifa é despesa financeira; taxa de cartão é custo de venda.
Trate o que sobrou no sistema e não está no extrato: a conta paga que não saiu, a venda lançada que não entrou, o duplicado. Cada um é corrigido: a data muda para a data real, o duplicado é excluído, a venda que não entrou vira cobrança.
Compare o saldo final. Depois dos ajustes, o saldo do sistema no último dia do mês tem que ser igual ao do extrato. Se não for, ainda existe uma linha sem explicação, e ela precisa ser achada.

Exemplo: encontrando R$ 550

Uma loja fecha agosto com o sistema mostrando R$ 12.480 de saldo em conta. O extrato do banco mostra R$ 11.930. Diferença de R$ 550. Nenhum número parece ligado a nada. Conciliando linha por linha, ela aparece em três pedaços:

Conciliação de agosto

Saldo no sistemaR$ 12.480,00
(–) Tarifa mensal do pacote PJ, não lançada– R$ 89,90
(–) Taxa de antecipação da adquirente, lançada bruta– R$ 310,10
(–) Venda Pix de R$ 150 lançada duas vezes– R$ 150,00
Saldo ajustado do sistemaR$ 11.930,00
Saldo do extratoR$ 11.930,00

Diferença após conciliaçãoR$ 0,00

Três causas, três correções, uma hora de trabalho. Sem a conciliação, a loja seguiria acreditando ter R$ 550 a mais, o que numa semana apertada é a diferença entre pagar o fornecedor e estourar o limite. E a taxa de antecipação de R$ 310 que ninguém sabia que existia é um custo de 1,5% sobre as vendas no cartão que agora entra na conta do custo real da maquininha.

O erro que anula a conciliação

Criar um lançamento chamado "ajuste" no valor da diferença para o saldo bater. O saldo bate, a informação some. A diferença de R$ 550 vira uma linha sem explicação, e no mês seguinte ela volta, maior. Conciliar é explicar, não é igualar. Se depois de uma hora ainda sobra uma diferença pequena, registre como "diferença não identificada de agosto" com o valor exato, e procure de novo no mês seguinte. Costuma aparecer.

Pix: o problema novo

Antes do Pix, a venda em dinheiro era conferida no caixa e a de cartão vinha com relatório da adquirente. O Pix chega no extrato como "Transferência recebida, Maria S.", sem número de pedido, às vezes com valor arredondado e às vezes no dia seguinte. Três hábitos resolvem:

Registre o Pix no ato da venda, como Pix, com o nome do cliente. No fechamento do dia, o extrato é conferido contra a lista, como mostra o artigo de controle de caixa.
Use uma chave Pix exclusiva do negócio, a do CNPJ, em uma conta só do negócio. Pix de venda misturado com Pix de família na mesma conta é impossível de conciliar.
Para valores altos, peça o comprovante e confira no extrato antes de liberar. Comprovante falso de Pix é golpe comum, e a conciliação diária é a única defesa.

Cartão: bruto no sistema, líquido no banco

A venda de R$ 500 no crédito entra no sistema como R$ 500 e chega ao banco 30 dias depois como R$ 484,05, já com a taxa descontada, junto com outras vinte vendas num único crédito de R$ 9.680,90. Para conciliar isso, o sistema precisa registrar a taxa de cada venda e agrupar os recebimentos por data prevista, ou você precisa lançar a diferença como custo de cartão todo mês, de uma vez, pelo relatório da adquirente. O segundo jeito funciona; o primeiro é o que os sistemas de gestão fazem sozinhos.

A rotina que cabe na agenda

Conciliação semanal leva 15 minutos e encontra o problema enquanto ele ainda é lembrado. Mensal leva uma hora e é o mínimo. Trimestral já não é conciliação, é arqueologia. O momento certo é a segunda-feira, junto com a atualização do fluxo de caixa: extrato da semana, linhas marcadas, diferenças explicadas, saldo conferido. Quem faz isso por três meses nunca mais aceita um controle financeiro que "mais ou menos" bate.

Na prática

Extrato importado, linhas casadas, diferença explicada

No Worldwide ERP você importa o OFX do banco e o sistema casa cada linha com as vendas e contas do período. O que sobra fica em uma lista para classificar, e o saldo conciliado aparece ao lado do saldo do sistema, por conta bancária.

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