Controle de Caixa Diário: Abertura, Sangria e Fechamento Sem Furo

Onde o dinheiro some

Pergunte a qualquer dono de loja, salão ou lanchonete se o caixa bate todo dia. A resposta honesta costuma ser um sorriso. Falta R$ 15 numa terça, sobra R$ 8 na quinta, e no fim do mês ninguém sabe se o dinheiro em espécie que entrou é o mesmo que foi para o banco.

O caixa físico é o lugar mais vulnerável do negócio, e não por causa de roubo. É por causa de pequenas decisões sem registro: o motoboy pago com dinheiro da gaveta, o troco de R$ 50 dado para uma nota de R$ 100 por engano, a venda em dinheiro que o cliente levou enquanto o funcionário atendia outro. Nenhuma delas aparece no extrato do banco, e por isso nenhuma delas é encontrada depois. O controle de caixa diário existe para que cada uma seja registrada na hora em que acontece.

Abertura: comece sempre do mesmo número

O dia começa com um fundo de troco fixo, sempre o mesmo valor, sempre nas mesmas notas e moedas. R$ 200 costuma bastar para um comércio pequeno; uma lanchonete com muito pagamento em dinheiro pode precisar de R$ 300. O que importa é que o valor não mude de um dia para o outro.

1. Conte o fundo de troco antes do primeiro cliente, com a gaveta aberta e ninguém por perto.
2. Registre o valor contado, a hora e quem abriu. No sistema, isso é o botão de abertura de caixa; na planilha, é a primeira linha do dia.
3. Se o valor está diferente do fundo padrão, corrija agora e anote a diferença. Nunca comece o dia com um número aproximado.

Durante o dia: três regras

• Toda venda é registrada na hora, com a forma de pagamento. Dinheiro, débito, crédito, Pix e fiado são coisas diferentes e vão para lugares diferentes no fechamento. Venda registrada como dinheiro que na verdade foi Pix é a causa número um de caixa que não bate.
• Dinheiro só sai da gaveta com registro. Pagou o motoboy, comprou gelo, deu vale para funcionário: cada saída vira uma linha, com valor, motivo e quem autorizou. O comprovante fica no envelope do dia. Sem isso, a gaveta vira conta corrente da loja.
• Retire o excesso com sangria. Quando o dinheiro em caixa passa de um limite, R$ 800 por exemplo, a diferença sai para o cofre ou para o banco e é registrada como sangria. Caixa cheio é risco de segurança e de erro. O movimento contrário, quando falta troco e alguém traz dinheiro de fora, é o suprimento, também registrado.

Fechamento: a conta que precisa bater

No fim do dia, o dinheiro que está na gaveta precisa ser igual ao que a conta diz que deveria estar. A conta é curta.

Dinheiro é só uma parte. As outras formas de pagamento também precisam ser conferidas, porque o erro de classificação em uma aparece como sobra na outra.

O que fazer com a diferença

Diferença de caixa não é para ser escondida nem para ser paga do bolso do funcionário sem investigar. É informação. Trate assim:

• Registre a diferença como diferença. Nunca digite uma venda falsa ou apague uma para o caixa bater. O sistema precisa mostrar o problema para você conseguir enxergar o padrão.
• Cruze com as outras formas. Faltou em dinheiro e sobrou em Pix no mesmo valor? Erro de registro, não de dinheiro. Corrija a venda e siga.
• Defina uma tolerância. Até R$ 5 em um dia com 80 vendas é troco. Acima disso, procure: recibo sem registro, vale não anotado, sangria feita e não lançada.
• Olhe o padrão semanal. Falta pequena todo dia é mais grave do que falta grande uma vez. Falta que só acontece no turno de uma pessoa é conversa, não acusação, e quase sempre revela um hábito que ela nem percebe.

Depois do fechamento

1. Separe o fundo de troco de amanhã, nos mesmos R$ 200, e deixe na gaveta.
2. Coloque o restante do dinheiro, as sangrias do dia e os comprovantes de despesa em um envelope com a data e o valor escrito fora.
3. Deposite em dia fixo, no máximo duas vezes por semana. Dinheiro parado no cofre é dinheiro que não aparece no fluxo de caixa e que tenta alguém.
4. Confira no dia seguinte se o Pix e o cartão do relatório realmente entraram na conta. É a primeira etapa da conciliação bancária, e leva três minutos.

Planilha ou sistema?

Uma planilha com uma aba por dia funciona para um caixa, uma pessoa e pouco movimento. Ela deixa de funcionar quando há dois turnos, quando a venda precisa ser digitada no controle de estoque e de novo no caixa, ou quando o dono não está lá para conferir. Nesse ponto o caixa precisa ser parte do sistema de vendas: a venda registrada no balcão já sabe a forma de pagamento, a sangria pede motivo e autorização, e o fechamento compara sozinho o esperado com o contado, por forma de pagamento. O que o dono faz é olhar a diferença do dia no celular, a qualquer hora.