DRE Simples para Pequeno Negócio: Monte a Sua em Uma Folha

A pergunta que o extrato não responde

Sobrou R$ 3 mil na conta no fim do mês. Isso é lucro? Pode ser. Pode ser também o dinheiro do fornecedor que só vence dia 10, a parcela do cartão do cliente que entrou antecipada ou o imposto que ainda não foi pago. O extrato mostra o caixa. A Demonstração do Resultado do Exercício, a DRE, mostra o resultado: quanto o negócio gerou de fato no mês, independentemente de quando o dinheiro entrou ou saiu.

Contador faz DRE para empresa grande com quarenta linhas. A sua precisa de sete. O objetivo não é atender a Receita, é responder três perguntas todo mês: quanto sobra de cada venda depois dos custos variáveis, quanto custa manter a porta aberta e quanto sobra no fim.

O modelo de sete linhas

Exemplo: loja de roupas com R$ 38 mil de faturamento

A loja tem uma vendedora registrada, o dono trabalha no balcão e 60% das vendas passam pela maquininha, com taxa média de 3%. Está no Simples Nacional, Anexo I, com alíquota efetiva de 4,5%. A mercadoria vendida no mês custou, em média, 50% do preço de venda. A vendedora ganha 3% de comissão sobre tudo que a loja vende.

As despesas fixas de R$ 12.000 são: aluguel R$ 3.500, salário e encargos da vendedora R$ 2.600, pró-labore do dono R$ 4.000, energia e internet R$ 450, sistema de gestão R$ 150, contador R$ 400, marketing R$ 500 e outros R$ 400. Repare que o pró-labore está lá dentro. Se o dono não se pagar, a DRE mostra um lucro que não existe: o negócio só fecha no azul porque alguém trabalha de graça.

Como ler o que a DRE está dizendo

Três números dessa folha valem mais que todos os outros juntos.

• Margem de contribuição de 40,7%. De cada R$ 100 vendidos, R$ 40,70 sobram para pagar as despesas fixas. É esse número que define quanto a loja precisa vender para não ter prejuízo: R$ 12.000 de fixo dividido por 0,407 dá R$ 29.500. Abaixo disso, prejuízo. O ponto de equilíbrio é exatamente essa conta.
• Despesas fixas de 31,6% da receita. Quanto maior essa fatia, mais frágil o negócio. Uma queda de 20% nas vendas em janeiro derruba a receita para R$ 30.400, mas o fixo continua em R$ 12.000, e o resultado vai a quase zero.
• Resultado líquido de 8,3%. Um desconto geral de 10% na loja inteira, sem aumento de volume, tiraria R$ 3.800 da receita e viraria o resultado para negativo. É por isso que desconto se decide na DRE, não no balcão.

Os três erros que fazem a DRE mentir

1. Lançar a compra de estoque como custo. Se a loja comprou R$ 25 mil de mercadoria em setembro para vender na primavera, esse valor não é custo de setembro. O custo do mês é o da mercadoria que saiu, os R$ 19 mil do exemplo. Compra é caixa; custo é o que foi vendido. Confundir os dois transforma todo mês de reposição em prejuízo falso e todo mês sem compra em lucro falso.
2. Deixar o pró-labore de fora. É o erro mais comum e o mais grave. Sem o salário do dono, a DRE mostra que o negócio dá lucro enquanto o dono paga as contas de casa com o cartão da loja. O pró-labore é despesa fixa e tem que aparecer.
3. Misturar investimento com despesa. A máquina de R$ 6 mil comprada em um mês não é despesa daquele mês. Ela vai durar cinco anos. Se quiser refletir isso, lance R$ 100 por mês como depreciação; se não quiser complicar, deixe fora da DRE e controle no fluxo de caixa.

A rotina que faz a DRE funcionar

Uma DRE feita uma vez é curiosidade. Feita todo mês, no mesmo formato, é a ferramenta de gestão mais poderosa que existe para o pequeno negócio, porque permite comparar. Reserve a primeira semana do mês para fechar a do mês anterior. Puxe a receita do sistema de vendas, o imposto do PGDAS, as taxas do relatório da maquininha, o custo da mercadoria do controle de estoque e as despesas do contas a pagar.

Depois de três meses, coloque as três DREs lado a lado. Você vai enxergar a margem caindo antes de sentir no bolso, o fixo crescendo devagar e o resultado que não acompanha a receita. Essas são as decisões que valem dinheiro, e nenhuma delas aparece no extrato do banco.