Como Ler o PGDAS: Anexos, Fator R e o Que Informar Todo Mês no Simples Nacional

O que é o PGDAS

Toda empresa do Simples Nacional, exceto o MEI, calcula o imposto do mês em um programa da Receita Federal chamado PGDAS-D. Nele se informa a receita do mês, separada por atividade e por situação, e ele devolve a guia, o DAS, que junta em um único pagamento o IRPJ, a CSLL, o PIS, a Cofins, o ICMS, o ISS e a contribuição patronal ao INSS. O prazo é o dia 20 do mês seguinte.

Na prática, quem preenche é o contador, com a receita que você informa. E aí está o ponto: o imposto é calculado sobre o que você informa, com regras que dependem de decisões que são suas, como o pró-labore e a forma de organizar as atividades. Entender o mecanismo não é para substituir o contador. É para fazer as perguntas certas a ele.

Os cinco anexos

Uma empresa pode estar em mais de um anexo ao mesmo tempo. O salão que vende produtos informa a receita de serviço no Anexo III e a de revenda no Anexo I, e cada parte paga a sua alíquota. Por isso separar o faturamento por tipo de atividade não é preciosismo do contador: é dinheiro. Produto lançado como serviço paga 6% em vez de 4%.

A alíquota efetiva: a conta que ninguém mostra

A tabela do Simples mostra alíquotas nominais por faixa, mas o que você paga é a alíquota efetiva, calculada sobre a receita bruta dos últimos 12 meses, a RBT12. A fórmula é:

Repare: a alíquota nominal da faixa é 11,2%, mas a efetiva é 7,3%. É a parcela a deduzir que faz o imposto subir de forma gradual, e não aos saltos, quando a empresa cresce. Uma loja no Anexo I com a mesma RBT12 (2ª faixa: 7,3% nominal, deduzir R$ 5.940) pagaria efetivos 4,83%. Quem só olha a tabela acha que o comércio paga 7,3% e o serviço 11,2%. Não é isso.

Fator R: quando a folha reduz o imposto

As atividades do Anexo V, e algumas do III, como academias e fisioterapia, estão sujeitas ao fator R: a relação entre a folha de pagamento dos últimos 12 meses, incluindo pró-labore e encargos, e a receita dos mesmos 12 meses. Se o fator R for igual ou maior que 28%, a empresa é tributada pelo Anexo III. Se for menor, pelo Anexo V. Para uma clínica ou uma consultoria, a diferença começa em 9,5 pontos percentuais sobre toda a receita.

Como a folha inclui o pró-labore, o fator R é uma decisão do dono, não só uma consequência. O artigo sobre pró-labore faz a conta: em muitos casos, subir o pró-labore até os 28% economiza mais imposto do que custa de INSS. O contador calcula o fator R todo mês no PGDAS, mas só com o pró-labore que você definiu.

O que informar todo mês

1. Receita bruta do mês, por atividade. Comércio separado de serviço, serviço separado de industrialização. É a base de tudo.
2. Receita com retenção de ISS ou substituição de ICMS. Quando o cliente reteve o ISS, ou o fornecedor já recolheu o ICMS por substituição tributária, essa parte da receita é informada à parte para não pagar o imposto duas vezes. Nota emitida com retenção que não é informada no PGDAS é imposto pago em dobro.
3. Receita por município ou estado, quando o serviço é prestado fora da sede ou há venda para outro estado.
4. Folha de salários do mês, para o fator R, se a atividade exige.
5. Devoluções e cancelamentos, que reduzem a base.

Atraso, DEFIS e o limite

O DAS atrasado tem multa de 0,33% ao dia, limitada a 20%, mais juros pela Selic. Pior que a multa é o efeito colateral: débito no Simples impede a distribuição de lucro e, se não regularizado após a notificação, exclui a empresa do regime. Uma vez por ano, até 31 de março, a empresa entrega a DEFIS, a declaração anual com o resumo do que foi informado nos doze PGDAS. E o teto do Simples é de R$ 4,8 milhões por ano; para o ICMS e o ISS, o sublimite de R$ 3,6 milhões faz a empresa recolher esses dois fora do DAS quando ultrapassado.

O que fica para o dono é uma rotina de dez minutos por mês: enviar ao contador a receita separada por atividade e por situação, conferir se o DAS recebido faz sentido com a alíquota efetiva que você agora sabe calcular, e perguntar, uma vez por ano, se o fator R está sendo aproveitado. São três perguntas que valem, para muitas empresas, o preço de um funcionário.